POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

El Tratamiento de datos personales en SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, identificada con NIT. 901.854.812-7 en su interés por hacer explícitas sus políticas en materia de protección de datos personales y actualizarlas de conformidad con las exigencias de la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen, mediante el presente documento recoge los lineamientos que, en el marco de la Política de Información que ha acogido, rigen en particular las actividades de tratamiento de los datos personales contenidos en sus archivos o bases de datos.

2. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos de personas naturales y jurídicas, que sean objeto de Tratamiento por parte de SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, como responsable del tratamiento de Datos Personales.

3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, con domicilio en la Calle 12 A No. 71 B 40 Torre 2 Oficina 202 de la ciudad de Bogotá, Colombia, correo electrónico soaacademysas@gmail.com y teléfonos (57) 311 2013080

4. POLÍTICAS

  1. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto social, para cumplir con sus deberes legales y para atender en forma debida la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
  2. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que los datos sean obtenidos. Tales datos personales corresponderá a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales y jurídicas con las que SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS. Se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
  3. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien porque el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.
  4. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:
  • SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
  • La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.
  • La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.
  • SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
  • En los eventos en que SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS.
  • SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS o estar amparado en la ley para ello.
  • En los casos en los que SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de  la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización, para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
  • En el tratamiento de datos de menores de edad, SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS. Verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
  • En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
  • SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia de la relación comercial o para el cumplimiento de los deberes a cargo de SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS. y/o del titular.
  • SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
  • Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los funcionarios autorizados por SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS para ello.
  • Es responsabilidad de todos los colaboradores de la Compañía velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.

El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.

  1. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
  2. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS.

Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual o aquel que sea requerido para que SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.

  1. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
  2. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual. Igualmente, los procedimientos previstos por SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
  3. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.

Adicionalmente, en los procedimientos internos SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS. adoptará medidas de seguridad con el fin de: 1.) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; 2.) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; y 3.) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

Es responsabilidad de SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, la implementación de estas políticas.

5. DERECHOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, Los titulares podrán:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, o a los encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. OBLIGACIONES ESPECIALES

SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, deberá:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  • Suministrar al encargado, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  • Exigir al encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las bases de datos administradas por SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS., se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto social, y mientras sea necesario asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laborales, comerciales y contables, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríen una obligación legal de SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS, o una obligación contenida en un contratos entre SAFETY OCCUPATIONAL ACADEMY SAS – SOA ACADEMY SAS y el Titular.

7. VIGENCIA

La presente política entra en vigor a partir del primero (01) día del mes de agosto del año 2024.

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